XXL Nutrition Bedrijfsopening

XXL Nutrition bedrijfsopening / 20 jarig bestaan

De opening van een nieuw bedrijfspand is voor veel organisaties een belangrijk moment. Het markeert groei, investeringen en vaak een nieuwe fase voor het bedrijf. Daarnaast was er 20 jarig jubileum om samen met deze opening te vieren!

Voor XXL Nutrition, marktleider in sportvoeding in Nederland & België, was dat niet anders. Met de opening van een nieuw pand van circa 10.000 m² in Deurne ontstond de wens om dit moment te delen met relaties, klanten, medewerkers en partners.

Signature Events verzorgde de volledige organisatie van deze bedrijfsopening voor circa 300 genodigden. Van concept en uitnodiging tot opbouw, regie tijdens het evenement en de afbouw daarna.

Deze pagina beschrijft hoe het event is georganiseerd, welke keuzes zijn gemaakt en wat er komt kijken bij het professioneel organiseren van een zakelijk event op deze schaal.

De opening van het nieuwe XXL Nutrition pand

XXL Nutrition is uitgegroeid tot één van de grootste aanbieders van sportvoeding in Nederland & België en geldt binnen de sector als marktleider.

Het nieuwe bedrijfspand in Deurne, met een oppervlakte van ongeveer 10.000 vierkante meter, vormt een belangrijke stap in de verdere ontwikkeling van het bedrijf. Het pand combineert logistiek, kantoorruimte en bedrijfsfaciliteiten.

Bij een uitbreiding van deze omvang hoort een moment waarop relaties en betrokkenen het nieuwe pand kunnen bekijken en het bedrijf deze stap kan toelichten.

Daarom werd gekozen voor een bedrijfsopening voor circa 300 genodigden, bestaande uit:

zakelijke relaties
klanten
personeel
samenwerkingspartners
betrokken leveranciers

Het doel van het event was duidelijk: mensen samenbrengen, het nieuwe pand laten zien en de groei van het bedrijf markeren.

Een dergelijk moment vraagt om een professionele aanpak bij het organiseren van een zakelijk event. Niet alleen logistiek, maar ook qua uitstraling en structuur.

Concept en voorbereiding van het evenement

Bij een bedrijfsopening draait het niet alleen om het moment zelf, maar vooral om de voorbereiding.

In dit project werd vanaf het begin gewerkt vanuit een duidelijke structuur:

Doel van het evenement bepalen
Aantal gasten en doelgroep in kaart brengen
Logistiek rondom het pand organiseren
Programma en ontvangst structureren
Catering en entertainment bepalen

Omdat het evenement plaatsvond bij het bedrijf zelf, was de locatie al vastgelegd. Dat betekent dat de organisatie zich volledig moest aanpassen aan de bestaande infrastructuur van het terrein.

Dit vraagt om ervaring met zakelijke evenementen organiseren op bedrijfslocaties.

Er moet rekening worden gehouden met:

routing van gasten
parkeergelegenheid
ontvangstzones
cateringopstellingen
veiligheidsaspecten

Door deze elementen vooraf goed te plannen, ontstaat er rust tijdens het event zelf.

Ontvangst van de gasten

De eerste indruk van een evenement ontstaat bij binnenkomst.

Daarom werd er gekozen voor een duidelijke ontvangststructuur bij de entree van het terrein.

Gasten werden verwelkomd door hostesses, die zorgden voor:

ontvangst en registratie
controle van de gastenlijst
uitgifte van toegangsbandjes
begeleiding richting het terrein

De gepersonaliseerde toegangsbandjes zorgden ervoor dat bezoekers herkenbaar waren voor organisatie en personeel.

Daarnaast helpt een toegangsbandje bij het organiseren van grotere zakelijke evenementen. Het maakt toegangscontrole overzichtelijk en voorkomt verwarring bij verschillende zones.

Bij een event van ongeveer 300 personen is een goed georganiseerde ontvangst essentieel. Het voorkomt wachtrijen en zorgt voor een rustige start van de avond.

Indeling van het evenemententerrein

Het evenement vond plaats op het terrein rondom het nieuwe pand van XXL Nutrition.

Omdat het een bedrijfsopening betrof, werd gekozen voor een open en toegankelijke opzet. Gasten moesten vrij kunnen rondlopen, netwerken en het nieuwe pand bekijken.

Het terrein werd ingericht met verschillende zones:

ontvangstgebied
bar- en loungezones
foodtruckgebied
feesttent met dansvloer

Door deze zones duidelijk van elkaar te scheiden ontstond er een natuurlijke spreiding van gasten.

Dit is een belangrijk onderdeel bij het organiseren van een zakelijk event met een groter aantal bezoekers.

Wanneer alle faciliteiten op één plek staan, ontstaat er snel drukte. Door functies te verdelen blijft het evenement overzichtelijk.

Cocktailbar met gepersonaliseerde cocktails

Een centraal onderdeel van het event was de cocktailbar.

Hier werden cocktails geserveerd die speciaal voor het evenement waren samengesteld. De cocktails waren gepersonaliseerd en afgestemd op het event, waardoor ze onderdeel werden van de totale uitstraling van de avond.

De cocktailbar zorgde voor een informele ontmoetingsplek waar gasten met elkaar in gesprek konden gaan.

Dit soort elementen wordt vaak ingezet bij het organiseren van een high-end event, omdat het bijdraagt aan een ontspannen maar verzorgde sfeer.

Daarnaast heeft een barfunctie nog een praktisch voordeel: gasten verspreiden zich vanzelf over het terrein, waardoor het event dynamischer wordt.

Foodtrucks als onderdeel van de catering

Voor de catering werd gekozen voor meerdere foodtrucks.

Dit heeft verschillende voordelen bij een zakelijk event:

gasten kunnen zelf kiezen wanneer ze eten
er ontstaan geen wachtrijen bij buffetten
het terrein blijft in beweging

Bij een bedrijfsopening is dit vaak een geschikte oplossing. Het geeft het evenement een informele uitstraling zonder dat de organisatie ingewikkelder wordt.

Grote tent met dansvloer

Naast netwerken en rondlopen was er ook ruimte voor entertainment.

Daarvoor werd een grote tent met dansvloer geplaatst op het terrein.

De tent had meerdere functies:

bescherming tegen weersomstandigheden
centrale plek voor muziek
ruimte voor entertainment
mogelijkheid voor gasten om te dansen

Door de dansvloer in een aparte tent te plaatsen bleef het evenement in balans. Niet iedere gast wil deelnemen aan het feestgedeelte, terwijl anderen juist daar samenkomen.

Bij het organiseren van een bedrijfsevent is het belangrijk om rekening te houden met verschillende voorkeuren van bezoekers.